Open Space Technology (OST) is een dynamische en participatieve aanpak voor het organiseren van vergaderingen, conferenties en bijeenkomsten. Het werd ontwikkeld door Harrison Owen in de jaren 1980 en heeft sindsdien wereldwijd aan populariteit gewonnen als een effectieve methode om samenwerking, creativiteit en betrokkenheid te stimuleren. OST is gebaseerd op zelforganisatie, inclusiviteit en opkomende orde.
In de kern werkt OST vanuit de overtuiging dat de deelnemers de meeste kennis hebben en in staat zijn om de problemen aan te pakken. Het creëert een open en flexibele structuur die individuen in staat stelt hun eigen agenda te bepalen, hun expertise te delen en samen te werken aan onderwerpen van wederzijds belang. De basis van OST kan begrepen worden aan de hand van de volgende sleutelelementen:
- Openingscirkel: Een OST evenement begint met een openingscirkel waarin de facilitator de principes en richtlijnen van het proces uitlegt. Deelnemers worden uitgenodigd om verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen ervaringen en bijdragen. De facilitator introduceert ook het concept van de “wet van de twee voeten”, die mensen in staat stelt om van de ene discussie naar de andere te gaan als ze het gevoel hebben dat ze niets leren of bijdragen.
- Marktplaats van ideeën: Na de openingskring nodigt de facilitator de deelnemers uit om onderwerpen of thema’s voor te stellen waarover ze gepassioneerd zijn en die ze willen onderzoeken. Deze voorstellen worden op grote vellen papier of kaarten geschreven en op een daarvoor bestemde muur of prikbord opgehangen, zodat er een marktplaats van ideeën ontstaat. De voorstellen kunnen variëren van specifieke vragen of uitdagingen tot bredere thema’s of interessegebieden.
- Zelf selecteren: Zodra de voorstellen worden weergegeven, kunnen deelnemers ze bekijken en beslissen welke sessies ze willen bijwonen. Ze worden aangemoedigd om bij hun keuze hun interesses, passies en expertise te volgen. Dit zelfselectieproces zorgt ervoor dat individuen echt betrokken zijn bij de discussies en investeren in de resultaten.
- Breakoutsessies: De geselecteerde voorstellen vormen de basis voor breakout-sessies of discussiegroepen. Deelnemers komen samen in kleine groepen om de gekozen onderwerpen te verkennen. Zonder vooraf bepaalde agenda’s of voorgeschreven resultaten kunnen de gesprekken zich organisch ontvouwen. De discussies worden zelf georganiseerd en deelnemers worden aangemoedigd om hun ervaringen, inzichten en vragen vrij te delen.
- Documentatie en rapporten: Tijdens de breakout-sessies worden deelnemers aangemoedigd om aantekeningen te maken, belangrijke inzichten vast te leggen en eventuele actiepunten of toezeggingen die uit de discussies naar voren komen te noteren. Deze notities kunnen de vorm hebben van flip-overs, elektronische documenten of een andere methode die het beste werkt voor de groep. Aan het einde van elke sessie deelt een vertegenwoordiger van de groep een samenvatting of verslag met de grotere groep, waarin de belangrijkste punten en eventuele vervolgacties worden benadrukt.
- Afsluitende kring: Het OST evenement wordt afgesloten met een afsluitende kring, waar deelnemers reflecteren op hun ervaringen en inzichten. Dit biedt de gelegenheid om lessen te delen, dankbaarheid uit te drukken en de waarde te erkennen van de collectieve wijsheid die tijdens de bijeenkomst naar voren kwam. De slotcirkel dient ook als overgang, omdat de deelnemers terugkeren naar hun normale rollen en verantwoordelijkheden en daarbij de ideeën en connecties meenemen die tijdens het evenement zijn gegenereerd.
