In Positive Inquiry (Pi) verwijst een top naar een grootschalig evenement of bijeenkomst waar belanghebbenden gezamenlijk een positieve toekomst voor de organisatie of gemeenschap voor ogen hebben en creëren. De topontmoetingen hebben een sterk participatief karakter en zijn gericht op een breed scala aan perspectieven.
Hier zijn de stappen om een top in Positief Onderzoek te organiseren:
-
Bepaal het doel en de doelstellingen: Verwoord duidelijk het doel van de top en de specifieke doelstellingen die je wilt bereiken. Bepaal de reikwijdte van de top, of deze zich zal richten op een bepaald project, een bepaalde afdeling of de hele organisatie. Stem het doel en de doelstellingen af op de algemene doelen van de organisatie.
-
Vorm een planningsteam: Stel een team samen dat verantwoordelijk is voor de planning en organisatie van de top. Dit team moet verschillende belanghebbenden vertegenwoordigen en een mix van vaardigheden en expertise hebben. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe aan teamleden op basis van hun sterke punten en interesses.
-
Achtergrondonderzoek doen: Onderzoek om relevante informatie te verzamelen over de organisatie, haar sterke punten en eerdere successen. Identificeer bestaande gegevens of rapporten die inzicht kunnen geven in de positieve aspecten van de organisatie. Dit onderzoek zal de opzet en inhoud van de top bepalen.
-
Ontwerp de structuur van de top: Bepaal de opzet, structuur en activiteiten van de top. Bedenk of het een eendaags evenement wordt of dat het meerdere dagen duurt. Gebruik verschillende interactieve en participatieve activiteiten, zoals discussies in grote groepen, breakout-sessies in kleine groepen, ervaringsgerichte oefeningen, verhalen vertellen en creatieve activiteiten. Ontwerp de agenda om betrokkenheid, samenwerking en het genereren van positieve ideeën te maximaliseren.
-
Identificeer de belangrijkste belanghebbenden: De belangrijkste stakeholders moeten worden uitgenodigd voor de pi-top. Hieronder vallen personen die belang hebben bij de toekomst van de organisatie, zoals werknemers, klanten, partners, leden van de gemeenschap en andere relevante belanghebbenden. Zorg voor een diverse vertegenwoordiging van perspectieven om inclusiviteit te bevorderen.
-
Logistiek plannen: Bepaal de logistiek van de top, waaronder de locatie, datum en tijd. Houd rekening met factoren zoals het aantal deelnemers, toegankelijkheid en technische vereisten voor presentaties of workshops. Zorg voor de nodige middelen, zoals audiovisuele apparatuur, materialen en catering, om het evenement soepel en succesvol te laten verlopen.
-
Ontwikkel communicatie- en betrokkenheidstrategieën: Ontwikkel een communicatieplan om belanghebbenden te informeren over de top en enthousiasme en anticipatie te genereren. Gebruik verschillende kanalen, zoals e-mail, nieuwsbrieven, sociale media en intranet, om informatie te verspreiden en deelname aan te moedigen. Betrek belanghebbenden in een vroeg stadium, betrek ze bij de planning en vraag naar hun inbreng en ideeën om eigenaarschap en betrokkenheid te stimuleren.
-
De top organiseren: Zorg er op de dag(en) van de top voor dat alle logistiek in orde is en dat de agenda wordt gevolgd. De sessies faciliteren met behulp van de principes van Positive Inquiry, waarbij de nadruk ligt op sterke punten, positieve ervaringen en collectieve visievorming. Stimuleer actieve deelname, dialoog en samenwerking onder de aanwezigen. De belangrijkste inzichten, ideeën en toezeggingen vastleggen die tijdens de top zijn gegenereerd.
-
Follow-up en implementatie: Verzamel na de top de bevindingen, ideeën en toezeggingen in een uitgebreid rapport. Deel het rapport met deelnemers en belanghebbenden om transparantie en verantwoording te garanderen. Ontwikkel een actieplan op basis van de resultaten van de top en wijs verantwoordelijkheden, tijdlijnen en middelen toe voor de implementatie. Regelmatige follow-up met belanghebbenden om de voortgang te volgen en het positieve momentum dat tijdens de top werd gegenereerd vast te houden.
Door deze stappen te volgen, kun je toewerken naar het organiseren van een succesvolle Summit in Positive Inquiry. Het stelt belanghebbenden in staat om samen te komen, zich gezamenlijk een positieve toekomst voor te stellen en concrete stappen te zetten om die toekomst te bereiken.